Como parar de desperdiçar tempo?
Estamos falando sobre metas “gerais” tanto para o trabalho quanto para a vida familiar.
Por exemplo, você pode querer encontrar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, fazer mais exercícios e envolver-se mais nas atividades extracurriculares de seus filhos.
Após saber o que são, você pode dividi-los em tarefas menores e se concentrar em como encaixá-los em sua vida.
Observar
Pode ajudar levar uma semana ou mais para observar quanto tempo realmente leva para você fazer as coisas que faz o tempo todo — lavar roupa, fazer café matinal, arrumar a cama.
A maioria das pessoas superestima quanto tempo leva para fazer algo simples, como tomar banho, e subestima o tempo necessário para tarefas maiores, como escrever um trabalho de conclusão de curso. Se você souber exatamente como gasta seu tempo, poderá administrá-lo melhor.
Priorizar
Coloque tarefas em 4 grupos:
- Urgente e importante
- Não é urgente, mas importante.
- Urgente, mas não importante
- Nem urgente, nem importante
O objetivo é ter o mínimo possível de coisas em “urgentes e importantes”. Eles causam estresse quando se acumulam. Se você administrar bem o seu tempo, provavelmente gastará a maior parte do tempo “não urgente, mas importante” — é aí que você pode realizar as coisas mais úteis e não se sentir sobrecarregado mais tarde.
Programe o seu dia
Após saber quanto tempo as coisas demoram e o que é mais importante, comece a planejá-las. Seja flexível. Você faz mais no final da tarde ou no início da manhã? Você gosta de ter suas noites livres para relaxar?
É provável que você faça o trabalho de quintal se tiver um bocado de tempo para fazer tudo de uma vez ou se espalhar ao longo de uma semana? Pense no que funciona melhor para você e não tenha medo de mudar as coisas.
Faça as coisas difíceis primeiro.
Mark Twain disse: “Se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã. E se é sua função comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro. ”
Em outras palavras, se você tem algo difícil para fazer, tire-o do caminho para não ter que se preocupar com isso o resto do dia. Pelo menos é assim que o autor de um importante livro sobre gerenciamento do tempo o entendia. Eles o intitularam “Coma esse sapo!”
Anotá-la
Uma lista de “tarefas” é testada e comprovada. Mas você também pode usar outras ferramentas – o principal é anotar em algum lugar.
O que quer que você use para controlar as coisas que você precisa fazer, é melhor ter apenas um e mantê-lo com você onde quer que vá — no seu telefone celular, por exemplo. Provavelmente, algum tipo de gerenciador de listas ou aplicativo de calendário já esteja no seu telefone.
Vale a pena seu tempo?
Lembre-se de seus objetivos gerais e pergunte-se se o que você está fazendo pode ajudá-lo a chegar lá. Por exemplo, aquela hora extra gasta no trabalho em algo que ninguém pediu que você fizesse poderia ter sido melhor gasta na academia, no piano ou no jogo de beisebol de seu filho.
Não trapaceie
Se você agendar uma sessão de trabalho para as 9h, siga-o — 9h17 não é o suficiente, mesmo que você trabalhe sozinho. Perder um horário de início aumentará a probabilidade de você perder outros.
Se você deseja alguma flexibilidade, permita-se uma escolha — devolver e-mails ou documentos de arquivo, por exemplo — mas siga a programação como se ela estivesse imutável. Se você tentar e descobrir que não funciona para você, sempre é possível alterá-lo.
Basta começar!
Se você sentir uma forte necessidade de adiar as coisas, encontre uma maneira de superar isso e dar um pequeno passo à frente. Você se sentirá melhor quando fizer um pequeno progresso e logo poderá se encontrar em um ritmo real.
Isso porque sua atitude geralmente vem de seu comportamento – e seus resultados – e não o contrário.
Todo o seu tempo conta.
Você tem 15 minutos grátis de tempo antes de chegar a algum lugar – tempo para navegar na Web e verificar as redes sociais, certo? Você pode se surpreender com o que pode ser feito nesse tempo.
Quatro pedaços de 15 minutos espalhados ao longo do dia são uma hora de produtividade. E você vai se sentir melhor relaxando mais tarde.
Seu computador pode ajudar
Tecnologia – a Web, e-mail, sites de redes sociais — pode distraí-lo por horas a fio. Mas também pode ajudar. Procure ferramentas para ajudá-lo a controlar e programar seu tempo, lembrá-lo de quando você precisa fazer algo ou até mesmo bloqueá-lo dos sites sugadores de tempo que mais o tentam.
Definir limites de tempo
Ou seja, defina o tempo mais permitido para a tarefa. Você pode fazer isso antes, mas do contrário, o limite o ajudará a não exagerar. Após atingir o limite, siga em frente.
Email: O buraco negro da perda de tempo
Pode ser uma grande perda de tempo e uma fonte de estresse. Experimente:
- Deletar: Se não é do seu interesse ou não é algo que você precisa saber, livre-se dele.
- Fazer: se for sobre algo urgente ou algo que pode ser feito rapidamente, responda.
- Delegar: Se um e-mail perguntar a você algo que outra pessoa cuide melhor, encaminhe para essa pessoa e siga em frente.
- Adiar: se vai demorar mais tempo do que no momento, reserve um tempo para isso mais tarde.
Faça uma pausa para o almoço.
Pode parecer “eficiente” trabalhar durante o almoço, mas pode sair pela culatra. Como regra geral, 30 minutos longe do trabalho o ajudará a trabalhar melhor à tarde.
Se você não estiver com fome, dê uma caminhada ao ar livre ou faça alguns alongamentos. Você provavelmente voltará com mais energia e foco.
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